Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS (Rokus) er interkommunalt selskap som har som formål å yte sekretær- og utredningsbistand til kontrollutvalgene i alle de 11 eierkommunene på Romerike: Aurskog-Høland, Eidsvoll, Gjerdrum, Hurdal, Lillestrøm, Lørenskog, Nannestad, Nes, Nittedal, Rælingen og Ullensaker. I tillegg selger vi sekretariatstjenester til kontrollutvalgene i Asker og Bærum.
Rokus er et robust og fremoverlent sekretariat som har variert erfaring fra kontrollutvalgsarbeid med store og små kommuner, samt ulike revisjonsordninger. Vi har gjennom dette utviklet oss til å bli et kompetent bestillerorgan for kontrollutvalgene i saker som bestilling av, forvaltningsrevisjoner og eierskapskontroller samt andre undersøkelser. Vi har også erfaring med å bistå kontrollutvalget i deres arbeid med å påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning.
Da Rokus ble opprettet, la eierne vekt på at sekretariatet skulle være en permanent og forutsigbar løsning for kontrollutvalgene, være et sterkt fagmiljø for kontrollutvalgene og være uavhengig av både administrasjonen i kommunene og revisjonen.
Strategien for selskapet fra 2020 er å vokse, enten ved fusjon med et annet sekretariat, ta opp nye eiere og/eller selge tjenester til flere kommuner. På denne bakgrunn har selskapet deltatt i og vunnet konkurranse om oppdrag for kontrollutvalgene i Asker og Bærum kommuner fra høsten 2019. Representantskapet har vedtatt å slå sammen Rokus med sekretariatene i Follo og Buskerud. Det nye selskapet vil hete Viken kontrollutvalgssekretariat IKS (VIKUS).
Rokus er et robust og fremoverlent sekretariat som har variert erfaring fra kontrollutvalgsarbeid med store og små kommuner, samt ulike revisjonsordninger. Vi har gjennom dette utviklet oss til å bli et kompetent bestillerorgan for kontrollutvalgene i saker som bestilling av, forvaltningsrevisjoner og eierskapskontroller samt andre undersøkelser. Vi har også erfaring med å bistå kontrollutvalget i deres arbeid med å påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning.
Da Rokus ble opprettet, la eierne vekt på at sekretariatet skulle være en permanent og forutsigbar løsning for kontrollutvalgene, være et sterkt fagmiljø for kontrollutvalgene og være uavhengig av både administrasjonen i kommunene og revisjonen.
Strategien for selskapet fra 2020 er å vokse, enten ved fusjon med et annet sekretariat, ta opp nye eiere og/eller selge tjenester til flere kommuner. På denne bakgrunn har selskapet deltatt i og vunnet konkurranse om oppdrag for kontrollutvalgene i Asker og Bærum kommuner fra høsten 2019. Representantskapet har vedtatt å slå sammen Rokus med sekretariatene i Follo og Buskerud. Det nye selskapet vil hete Viken kontrollutvalgssekretariat IKS (VIKUS).
Kontrollutvalgssekretariatet er kontrollutvalgets administrasjon, og er bindeleddet mellom kontrollutvalget og andre sentrale aktører som revisjonen, kommunestyret og kommunens administrasjon.
Kontrollutvalgssekretariatet er støttespiller for kontrollutvalget og er viktig for et godt og effektivt kontrollarbeid i utvalgene. Sekretariatet skal etter kommuneloven § 23-7, 2. ledd påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt.
Sekretariatet er direkte underordnet utvalget og skal følge de retningslinjer og pålegg som utvalget gir. Det er opp til kontrollutvalget å bestemme hvilke oppgaver sekretariatet skal ha.
Et kompetent sekretariat er en viktig faktor for at kontrollutvalget skal fungere godt og utøve sine oppgaver på en tilfredsstillende måte. Rokus besitter kompetanse om blant annet jus, regnskap, revisjon og offentlig forvaltning. Sekretariatet er en viktig faglig ressurs og en nyttig diskusjonspartner for kontrollutvalget, og holder seg oppdatert om saker som er relevante for kontrollutvalget. Dette kan for eksempel gjelde endringer i regelverk og forskrifter, faglige kurs og konferanser eller rapporter fra statlige tilsyn i kommunen.
Sekretariatet ivaretar følgende oppgaver:
Saksbehandling
Rokus foretar forsvarlig saksutredning, herunder at saksfremleggene inneholder tilstrekkelig informasjon og vurderinger slik at kontrollutvalget kan fatte vedtak.
Utredninger
Rokus utreder valg av revisjonsordning og valg av revisor, og gjør andre utredningsoppdrag på bestilling fra kontrollutvalget. Rokus foretar for eksempel overordnet risiko og vesentlighetsvurdering for kontrollutvalgene på Romerike. Vi har også gjennomført foranalyser på bestilling fra utvalg. Slike oppdrag må avgrenses mot revisjon.
Rådgivning
Rokus er en viktig diskusjonspartner og støttespiller for kontrollutvalget, og gir råd og bistand i faglige og administrative spørsmål som habilitet og lukking av møter. Rokus gjennomfører opplæring av nye kontrollutvalg, og informerer fortløpende om relevante kurs og konferanser i utvalgets referatsak.
Koordinering
Dette omfatter planlegging av kontrollarbeidet. Rokus utarbeider forslag til årsplan og plan for hvert møte. I forkant av hvert møte avklares dagsorden og saker med kontrollutvalgets leder. Videre koordinerer vi arbeidet med revisor og rådmann, samt følger opp vedtak. I tillegg bidrar sekretariatet i samordningen av statlige tilsyn og kommunal egenkontroll.
Administrasjon
Kontrollutvalget jobber etter en bestiller utfører modell, hvor revisjonen utfører forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll etter bestilling fra kontrollutvalget. I starten av valgperioden legger sekretariatet til rette for at kontrollutvalgene utarbeider en overordnet risiko og vesentlighetsvurdering (ROV) av kommunens tjenesteområder og selskaper. ROV danner grunnlag for planer for forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll som igjen danner grunnlag for bestillingsdialogen mellom kontrollutvalget og revisjonen. Sekretariatet iverksetter bestillinger og følger opp oppdragene.
Rokus benytter sak- arkivsystemet Public 360 online hvor hvert kontrollutvalg har en egen arkivdel. Her produseres og lagres alle saker, innkallinger, protokoller, brev, postlister samt innkomne og utgående dokumenter. Sak- arkivsystemet er levert av Tieto, og tilfredsstiller kravene i arkivloven med forskrifter og NOARK 5. Rokus benytter publiseringsløsningen i 360 på nettsidene til kontrollutvalget (www.rokus.no), og sørger for at sidene til enhver tid er oppdatert.
PWC har i 2019 gjennomført en forvaltningsrevisjon og en eierskapskontroll av Rokus på oppdrag fra kontrollutvalgene på Romerike - rapportene kan leses her: Forvaltningsrevisjon av Rokus IKS Eierskapskontroll av Rokus IKS
Kontrollutvalgssekretariatet er støttespiller for kontrollutvalget og er viktig for et godt og effektivt kontrollarbeid i utvalgene. Sekretariatet skal etter kommuneloven § 23-7, 2. ledd påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt.
Sekretariatet er direkte underordnet utvalget og skal følge de retningslinjer og pålegg som utvalget gir. Det er opp til kontrollutvalget å bestemme hvilke oppgaver sekretariatet skal ha.
Et kompetent sekretariat er en viktig faktor for at kontrollutvalget skal fungere godt og utøve sine oppgaver på en tilfredsstillende måte. Rokus besitter kompetanse om blant annet jus, regnskap, revisjon og offentlig forvaltning. Sekretariatet er en viktig faglig ressurs og en nyttig diskusjonspartner for kontrollutvalget, og holder seg oppdatert om saker som er relevante for kontrollutvalget. Dette kan for eksempel gjelde endringer i regelverk og forskrifter, faglige kurs og konferanser eller rapporter fra statlige tilsyn i kommunen.
Sekretariatet ivaretar følgende oppgaver:
Saksbehandling
Rokus foretar forsvarlig saksutredning, herunder at saksfremleggene inneholder tilstrekkelig informasjon og vurderinger slik at kontrollutvalget kan fatte vedtak.
Utredninger
Rokus utreder valg av revisjonsordning og valg av revisor, og gjør andre utredningsoppdrag på bestilling fra kontrollutvalget. Rokus foretar for eksempel overordnet risiko og vesentlighetsvurdering for kontrollutvalgene på Romerike. Vi har også gjennomført foranalyser på bestilling fra utvalg. Slike oppdrag må avgrenses mot revisjon.
Rådgivning
Rokus er en viktig diskusjonspartner og støttespiller for kontrollutvalget, og gir råd og bistand i faglige og administrative spørsmål som habilitet og lukking av møter. Rokus gjennomfører opplæring av nye kontrollutvalg, og informerer fortløpende om relevante kurs og konferanser i utvalgets referatsak.
Koordinering
Dette omfatter planlegging av kontrollarbeidet. Rokus utarbeider forslag til årsplan og plan for hvert møte. I forkant av hvert møte avklares dagsorden og saker med kontrollutvalgets leder. Videre koordinerer vi arbeidet med revisor og rådmann, samt følger opp vedtak. I tillegg bidrar sekretariatet i samordningen av statlige tilsyn og kommunal egenkontroll.
Administrasjon
- Rokus sender innkalling til kontrollutvalget, ordfører, revisor og ellers de som skal delta i møtet.
- Bestiller møterom, servering og annen tilrettelegging av møtet.
- Skriver og ferdigstiller protokollen i møtet. Normalt sendes protokollen ut dagen etter møtet og publiseres samtidig på kontrollutvalgets nettside.
- Utskrift av vedtak oversendes normalt dagen etter møtet.
- I samråd med kontrollutvalgets leder besvares alle henvendelser.
- Følger opp kontrollutvalgets vedtak. Vi oppdaterer en oversikt over saker som er behandlet i utvalget, og hvor i prosessen sakene befinner seg. Dette som et ledd i å følge opp kontrollutvalgets vedtak, og fungerer samtidig som restanseliste.
- Rokus arkiverer kontrollutvalgets dokumenter, og foretar vurdering av forholdet til offentleglova
- Vi oppdaterer kontrollutvalgets nettsider
- Vi forestår økonomioppfølging for utvalget
- Vi utarbeider oversikt over oppmøte i forbindelse med utbetaling av møtegodtgjørelse og andre godtgjørelser til utvalget
Kontrollutvalget jobber etter en bestiller utfører modell, hvor revisjonen utfører forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll etter bestilling fra kontrollutvalget. I starten av valgperioden legger sekretariatet til rette for at kontrollutvalgene utarbeider en overordnet risiko og vesentlighetsvurdering (ROV) av kommunens tjenesteområder og selskaper. ROV danner grunnlag for planer for forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll som igjen danner grunnlag for bestillingsdialogen mellom kontrollutvalget og revisjonen. Sekretariatet iverksetter bestillinger og følger opp oppdragene.
Rokus benytter sak- arkivsystemet Public 360 online hvor hvert kontrollutvalg har en egen arkivdel. Her produseres og lagres alle saker, innkallinger, protokoller, brev, postlister samt innkomne og utgående dokumenter. Sak- arkivsystemet er levert av Tieto, og tilfredsstiller kravene i arkivloven med forskrifter og NOARK 5. Rokus benytter publiseringsløsningen i 360 på nettsidene til kontrollutvalget (www.rokus.no), og sørger for at sidene til enhver tid er oppdatert.
PWC har i 2019 gjennomført en forvaltningsrevisjon og en eierskapskontroll av Rokus på oppdrag fra kontrollutvalgene på Romerike - rapportene kan leses her: Forvaltningsrevisjon av Rokus IKS Eierskapskontroll av Rokus IKS